ESIM: Miten eri organisaatiot käyttävät Targetor Prota?

Seuraa

Targetor Pron käyttäjiä ja potentiaalisia uusia asiakkaita kiinnostaa paljon miten muut organisaatiot käyttävät Targetor Prota ja millaisia kortteja heiltä löytyy. Tässä artikkelissa käydään läpi muutamia yleisimpiä käyttötapoja ja korttien rakenteita. Eri tapoja yhdistelemällä on helppoa luoda monipuolinen ja yhtenäinen raportointikäytäntö organisaatiolle ja samalla johtaa tehokkaasti tekemistä eri toimialoilla ja yksiköissä.

Kaupunkitason raportointin: Talousarvio, tilinpäätös, osavuosikatsaukset

Kuntapuolen asiakkaat käyttävät selkeästi eniten tällä hetkellä Targetor Prota raportoinnissaan kaupunkitason ja toimialatason tekemisen seurantaan. Tavoitteiden eteen tehtyjä toimenpiteitä kehitetään ja suunnitellaan Talousarvioon ja tekemisen toteumaa seurataan osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksissä. Seuraavana pari esimerkkiä korteissa käytetyistä sarakkeista:

Usein käytössä on Tavoite johon rivi on linkitettynä, tästä tarkennettu Tulos/Toimialatavoite, jonkinlainen Mittari/Tavoitetaso ja Toteuma. Näissä esimerkeissä Toteumalle on kortissa 4 eri ajalle tarkoitettua saraketta, joista ohjelmassa näkyvillä on aina ajankohtainen. Tätä käytäntöä käytetään osavuosiraportoinnissa ja Tilinpäätöksessä. Raporttitarpeen mukaan on helppoa määrätä mitä eri sarakkeita otetaan mukaan, kuten esimerkiksi Talousarvioon voi ottaa mukaan vaan tavoitteet ja suunnitellut toimenpiteet, ilman erilaisia toteuma -sarakkeita.

Yksikön sisäinen johtaminen ja seuranta:

Perinteisen talousraportoinnin toiminnallisen osan lisäksi jotkin organisaatiot käyttävät lisäksi Targetor Prota yksikön sisäisen toiminnan johtamisessa ja seurannassa. Tässä yksi esimerkki:

Tämän tyyppisissä korteissa on usein sisältönä Yksikkökohtainen tavoite, Konkreettinen toimenpide, Deadline, Vastuutus sekä Toimenpiteen tila statuksena. Eri tapauksissa mukana on myös erilaisia Toteuma/Seurantasarakkeita, joihin voidaan sanallisesti kuvata tekemisen tilannetta. Tällä tavalla yksikön johtajan on näin helppo seurata reaaliaikaisesti missä tilanteessa eri projektit ja toimenpiteet ovat ja voivat myös helposti vastuuttaa sekä aikatauluttaa tehtäviä. Tuloksista voidaan kätevästi valita tärkeitä toimenpiteitä joita käytetään myös kaupunkitason raportoinnissa.

Mittarien toteutuminen:

Myös toisen tyyppistä lähestymistä raportointiin on toteutettu, eli ollaan selkeämmin keskitytty mitattaviin lukuihin ja niiden toteumiin. Tämä on hyvä tapa, jos tavoitteeseen on selkeästi määritetty numeraalisesti mitattavat tavoitetasot. Joissain organisaatioissa mittariperusteisia kortteja käytetään muun toiminnan seuraamisen korttien kanssa yhdessä ja näin saadaan eri tyyppistä informaatiota esitettyä raporteissa.

Kortin otsikon käyttö:

Useiden organisaatioiden talousarvioissa, osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksissä käytetään yksikkökohtaisesti avointa tekstiä yksittäisten toimenpiteiden esittämisen lisäksi. Tähän tarkoitukseen Targetor Prossa toimii erinomaisesti korttien otsikko, jonka sisältö on muotoiltavissa halutun näköiseksi. Monet Targetor Pron käyttäjät hyödyntävätkin kortin otsikkoa yksikkökohtaisesti toteuman kirjaamiseen avoimella tekstillä. Alla esimerkki otsikon käytöstä:

Lisäkysymyksiä? Lähetä pyyntö

Kommentit