Toimeenpano: Excel -taulukon linkitys kortin otsikkoon

Seuraa

Targetor Prossa on mahdollista luoda taulukoita kortin otsikoihin. Ohjelman muodostamiin raportteihin on mahdollista linkittää suoraan organisaation/käyttäjän verkkolevyllä/kovalevyllä olevien Excel-työkirjojen taulukoita ja kaavioita. Nämä ovat olennainen osa esimerkiksi talousarvioasiakirjojen sisällössä ja ne saadaan linkitettyä helposti yhteen muun Targetor Pron sisältämän tiedon kanssa. Siinä tapauksessa, että ko. Excel-työkirjoilla on yhteys taloushallinnon tietojärjestelmiin, järjestelmä pystyy tuottamaan reaaliaikaista raportointia yhdistäen strategian ja taloushallinnon tuottaman tiedon.

Tässä ohje miten Excel-linkitys luodaan!

Aloita avaamalla sen kortin otsikko, johon haluat taulukon liittää. Aseta kursori tekstissä kohtaan johon haluat taulukon liittää ja klikkaa Excel-kuvaketta.

excelnappi.png

Kun olet klikannut Excel-logoa, aukeaa ikkuna jossa määritetään linkitettävän taulukon tiedosto ja sijainti.

Ensin tulee syöttää polku, jossa haluttu Excel-taulukko sijaitsee ja tiedoston nimi. Excel-taulukoiden päätteet ovat .xls (Excel 1997-2003) tai .xlsx (Excel 2004 -->), ja pääte tulee lisätä tiedoston nimen perään. *Lisävinkki ohjeen alareunassa.

Taulun nimi -kohtaan tulee lisätä Excel-asiakirjan Taulun nimi (välilehti), joka näkyy Excel-ikkunan alareunassa. Suomenkielisessä Excel-tiedostossa oletusnimet tauluille ovat Taul1, Taul2 jne. ja englanniksi Sheet1, Sheet2 jne. Tässä esimerkissä Taulun nimi on Konsernihallinto.

Nimetty alue Excel-työkirjassa -kohtaan kirjoitetaan nimi, joka on annettu määritetylle alueelle Excel-työkirjassa. Alempana ohjeet miten alueita nimetään Excelissä.

linkitys2.png

Kun painat OK, tulee taulukkolinkityksen kohdalle Excel-logo ja teksti "Targetor Pro - Excel-viittaus [”Taulu”/”Nimetty alue”]". Voit muokata viittausta painamalla sitä hiiren oikealla näppäimelle ja valitsemalla Muokkaa Excel-tiedostolinkkiä. Voit myös kopioda tai poistaa viittauksen, samoin kuin normaalia tekstiä.

HUOM! Näin voit käyttää Muuttujia Excel-linkityksessä >

Targetor Pron linkityksissä käytettyjä alueita voit määrittää Excelissä seuraavasti. Maalaa haluamasi alue taulukosta. Valitse yläpalkista Kaavat à Määritä nimi. Anna alueelle nimi ja paina OK. Määritä nimi löytyy Excelissä myös hiiren oikean painalluksen takaa.

Voit selata ja muokata aiemmin nimeämiäsi alueita Nimien hallinta -näppäimen takaa.

alue.png

Kun valitset kyseisen kortin docx-raporttiin, tulee linkitetty taulukko muotoiluineen raporttiin mukaan. Tiedostoa avatessa Wordille on annettava lupa käyttää viitteitä ulkoisiin tiedostoihin, jotta taulukko näkyy (jos et jo ole asettanut automaattiseksi sisältöjen päivitystä). Alla esimerkkiraportti:

rapsa.png

Jos linkityksessä on jokin ongelma (väärä tiedostopolku/nimi), tulee taulukon kohdalle vain  -kuvake. Tällöin kannattaa tarkistaa viittaus ja tiedoston sijainti. Jos ongelma ei ratkea, ota yhteyttä Targetorin asiakaspalveluun, autamme mielellämme teitä! Samoin kannattaa ottaa myös yhteyttä jos tulee kysyttävää koko organisaationne talousraporttien yhdistämisestä Targetor Pro -raportointiin.

HUOM! Linkitetty Excel-taulukko toimii vain docx-formaatin raporteissa.

*Windows-ympäristössä tiedoston sijainnin saa kätevästi klikkaamalla Resurssienhallinnan yläreunassa olevaa polkurakennetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Kopioi osoite tekstinä. Tämän jälkeen voit liittää kopioidun polun Excel-taulukon linkitys -ikkunaan.

PRO TIP: Excel-taulukko tulee Word-raporttiin oletusarvoisesti kuvana, mutta jos haluat muokata raportin kaikki taulukot suoriksi viittauksiksi, toimi seuraavasti:

  1. Ota taulukoiden koodit esille Wordissä: Paina ”Alt + F9”
  2. Etsi & Korvaa: Paina ”Ctrl + H”
    Etsi: \a \b
    Korvaa: \a \f 4 \h
    Paina ”Korvaa kaikki”
  3. Taulukot takaisin esille: Paina ”Alt + F9”
  4. Päivitä kaikki taulukot: Paina ”Ctrl + A” ja sitten ”F9”

protip.png

excel, rapport, kort, tabell

Lisäkysymyksiä? Lähetä pyyntö

Kommentit